职位说明书的撰写是人力资源部门与各业务和职能部门最基础但同时也是最重要的工作之一。在结构上应该包括六个部分，即What （工作内容）、Who （任职资格）、Why （工作责任）、Where （工作环境）、When （工作时间）、Whom （汇报对象），具体如下。

What （工作内容）首先要明确职位的设置目的，即为什么设置该职位。通常工作内容部分的撰写需要涵盖三个方面，即最终目的、结果和行为动词（权限）。

Who （任职资格）除了基本条件可以高度概括外，任职资格部分的知识与技能、能力素质只需明确关键要求，不必对知识与技能、能力素质进行详细的描述。

Why （工作责任）工作责任明确职位需要对某些输出、事项、任务承担何种责任。明确工作责任可以在相当程度上避免因责任界定不清或工作界面复杂多样的的事项，在出现意外或事故时，责任难以追溯和界定的问题。

Where （工作环境）有一些行业和企业的岗位，需要在有噪声、高温、高湿度、污染、毒害、危险的环境下工作，以及一部分需要在非办公地点/生产场所的地方工作。

When （工作时间）招聘启事中明确工作吋间，其意义不仪在于提前告知员工和求职者关于该岗位的工作时间安排方式（包括固定工作时叫和无固定工作吋间）和时
长，更重要的是在企业内部强化雇主与雇员的契约关系，冏时，也相当于雇主约束自己不要滥用加班一除特别紧急、特别复杂的工作任务之外，99%的工作或任务都可以在工作时间内完成，只要管理者和员工真的不是在拖延。

Whom （汇报对象）弄清楚汇报对象不仅是为了避免“站错队伍”，更重要的是明确隶属关系和工作界面，避免多头管理、多线汇报带来的混乱和无序。对于项目型、阶段性的工作，可以在布置之前再行明确汇报对象。

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