考核结果出来之后，最考验管理水平的环节是绩效面谈。但现实是：很多企业考核完就结束了，结果一公示，该干嘛干嘛，员工根本不知道自己为什么得这个分，更不知道明年怎么改。
那KPI管理软件能不能把面谈这个环节管起来？答案是能。而且我认为，这是KPI软件里最被低估的功能。
面谈记录为什么必须留痕
第一，员工改进要有依据。分数是结果，面谈才是过程，改进计划不写下来，下个周期还是老样子。
第二，管理者复盘要有材料。一年下来，谁进步了、谁在退步，翻面谈记录比翻评分表清楚得多。
第三，也是很多人忽略的——法律价值。绩效结果作为调岗、调薪、解除合同的依据时，没有面谈记录，仲裁时企业非常被动。这几年劳动争议里，因为“考核结果没告知、没面谈”败诉的企业不在少数。
软件里应该怎么做面谈记录
1. 面谈模板。我们用的是四段式：成绩回顾、差距分析、改进计划、资源支持。模板固定，面谈不跑偏。
2. 历史成绩一键调取。面谈时直接调出被评人本周期和上个周期的数据，进步还是退步，屏幕上摆着说话。
3. 改进计划跟踪。面谈定下来的改进项，下个周期考核时自动对比，做不到就亮红灯。这个功能我们叫PIP跟踪，绩效改进计划。
4. 面谈提醒与进度统计。HR能看到哪个部门还没谈、谈了多少，逾期自动提醒，不用挨个催。
5. 双方确认。面谈完签字或者点确认按钮，记录归档，谁也别想赖。
一个案例
有一家做外贸的公司，200多人，之前考核完从来不面谈，员工意见很大，业务骨干流失严重。我们帮他们把绩效面谈固化进流程：考核结果出来后2周内必须完成面谈，面谈记录进系统，改进计划下个周期自动跟踪。推行半年，面谈完成率从30%提到95%。HR跟我说，最明显的变化是员工对绩效结果的质疑少多了——终于有人当面告诉他为什么了，而且白纸黑字写着怎么改。
绩效面谈七步法
这是我们内部一直在用的方法，分享出来：
第一步，开场定调。先讲清楚这次面谈是为了帮你改进，不是为了算账。
第二步，成绩回顾。用数据说话，先肯定做得好的。
第三步，差距分析。找原因，不找借口，把差距拆到具体行为。
第四步，让员工先说。先听员工自己怎么评价，很多分歧聊着聊着就通了。
第五步，共定改进计划。3-5条，符合SMART原则，别贪多。
第六步，资源支持。管理者能提供什么培训、什么资源，写进记录。
第七步，确认签字。记录归档，下个周期见。
面谈记录的保存与权限
面谈记录涉及个人绩效信息，保存和查看都要有规矩。我们的建议：记录至少保存2年，和考核周期档案一起归档；查看权限分级——员工本人能看自己的，直属上级能看下属的，HR能看到全公司，其他部门互不可见。涉及调岗调薪、解除合同的，相关记录单独标记，方便随时调取。
还有一个小细节：面谈记录里的改进计划，最好设置成“到期提醒”。我们软件里PIP跟踪就是干这个的——计划到期没完成，系统自动提醒上级和HR，别让改进计划变成一纸空文。
我的观点
我一直跟客户讲一句话：考核不做面谈，等于白考。评分只是把结论算出来，面谈才是把结论变成改进的起点。软件的价值，就是把“面谈”这件事从靠自觉变成靠流程——流程固化了，管理者想偷懒都难。
关于绩效工坊的软件 绩效工坊的KPI管理软件自带绩效面谈模块：四段式面谈模板、历史成绩一键调取、改进计划自动跟踪、面谈完成率统计，全部内置。如果你想把面谈真正落地，这套流程可以拿去直接用。
